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Göksun Tan (Mitte) und ihr Projektteam

Gestão Internacional de Projetos

Quando Göksun Tan entra em seu escritório de projeto nas manhãs de segunda-feira, no Edifício 18, em Gütersloh (Alemanha), sua atenção geralmente se volta primeiro para o grande quadro de anotações na parede em frente à sua mesa. Em alguns minutos, o quadro apagável será preenchido com uma longa lista de tarefas a serem concluídas. “Eu acho bom ter os trabalhos literalmente na frente do meu nariz. Dessa forma, posso sempre verificar o que ainda precisa ser feito. Como gerente de projeto responsável, tenho que manter uma visão geral para que possamos concluir o trabalho com sucesso e no tempo acordado. ”

No caso atual, uma empresa de entretenimento internacional contratou a Arvato Supply Chain Solutions para entregar seus produtos na Europa. Para esse fim, os processos associados a TI, relatórios, transporte, logística e armazenamento já foram implementados nos últimos seis meses, em alguns casos desde o início. “O desafio especial com este trabalho é o grande número de componentes. A gama de produtos inclui aproximadamente 10.000 artigos que devem ser registrados, armazenados, manuseados e despachados individualmente em toda a Europa. Para garantir que tudo corra bem, os processos relacionados, alguns dos quais são bastante complicados, precisam ser coordenados detalhadamente com o cliente e internamente, também, em um estágio inicial e implementados com precisão ”, explica Tan.

Desde o início de 2018, ela lidera uma equipe de especialistas na unidade de Gütersloh, que foi montada especificamente para esse trabalho, de acordo com as exigências do cliente. “Em cinco anos de trabalho de projeto, nunca vi a mesma combinação de membros da equipe trabalhando em outro projeto juntos”, diz ela. “Mas isso não afeta a qualidade do trabalho. Na verdade, traz novas ideias e isso leva ao progresso ”. Em seu trabalho ela conta com muitos padrões e ferramentas que foram desenvolvidos para o trabalho do projeto apenas nos últimos anos. “Especialmente nessa área, fizemos muito progresso em comparação com os primeiros anos. No passado, os gerentes de contas lidavam com seus projetos mais ou menos sozinhos. Agora podemos criar um layout claro e um roteiro de qualquer projeto com ferramentas como o SharePoint e o Jira. Todos os membros da equipe podem ver as informações por si mesmos e se familiarizar com o trabalho. Isso é naturalmente uma grande ajuda quando se trata de realizar os trabalhos que nossos clientes têm para nós ”

Período ocupado antes do "Go live"

Nos últimos meses, Tan realizou mais de uma dezena de reuniões por dia para analisar os processos e fluxos de trabalho com diferentes partes de sua equipe. Durante essas reuniões, os processos foram ensaiados, testados, recriados e submetidos a um teste de campo. Todos na equipe contribuem com experiência e conhecimento técnico de determinados assuntos, o que garante uma ampla gama de conhecimentos e melhora o trabalho do projeto. Além disso, como o projeto é integrado à rede da Arvato, a equipe também recebe bastante suporte dessas conexões. Por exemplo, os colegas na França ajudam a equipe do projeto a lidar com devoluções; eles são registrados e coletados localmente e depois transferidos para a Alemanha.

“Em última análise, lidar com um trabalho com sucesso é sempre um esforço conjunto que inclui muitos participantes do grupo”, diz Tan. Por exemplo, quase sempre trabalhamos com a equipe de TI, Trade & Compliance, Transport Management, Sales / BD e Purchasing. Sem o apoio deles, nem seria possível realizar projetos como esse. ” diz Tan.

No dia do lançamento do projeto, os meses de planejamento e preparativos valem a pena. Os primeiros pedidos ao vivo chegam, as entregas começam e os processos diários entram em ação. "Depois de alguns dias, saberemos como estão as coisas e se todos os processos e fluxos de trabalho estão operando conforme o planejado", diz Tan. Se tudo correr bem, a fase de transição do projeto começa e a entrega final para o gerente de conta é preparada. Informações importantes (por exemplo, KPIs, SLAs, etc.), processos e responsabilidades são registrados em um documento de processo empresarial e, em seguida, o documento é passado para o gerente de conta responsável. Isso raramente é um passo fácil para Tan: "Quando esse processo de finalização é concluído, é hora de eu e a maioria da equipe nos despedirmos. Isso geralmente não é divertido, mas é apenas um fato da vida de um gerente de projeto. ”

A base é o interesse intercultural

Desde 2013, Tan trabalhou ou gerenciou muitos projetos na Europa, América do Norte e Ásia. Até agora, ela nunca se arrependeu. “Para mim, nada poderia ser pior do que fazer trabalhos rotineiros o tempo todo. Eu gosto de mudanças e coisas novas. Arvato me dá ambos. ”Os requisitos de trabalho para os funcionários no gerenciamento de projetos são altos. Habilidades técnicas e linguísticas amplas, disposição de viajar muito, alto grau de flexibilidade e forte interesse em outras culturas são apenas alguns dos atributos exigidos no gerenciamento internacional de projetos.

Ao mesmo tempo, porém, as necessidades internas de pessoal estão crescendo devido à grande demanda externa. Como resultado, a Arvato está visitando universidades para recrutar novos funcionários para a equipe de Design de Soluções em Düren, por exemplo, e esses novos funcionários viajam para suas primeiras tarefas logo após serem contratados. “Eu gosto daqui: hierarquias planas, dar e receber pessoal direto, comportamento útil e atencioso e colegas muito flexíveis e dedicados - temos uma boa base para o futuro”, diz Tan, antes de se virar para a placa na parede novamente. Há muito o que fazer...

Göksun Tan gerencia projetos internacionais na Arvato desde 2013. Atualmente, ela está trabalhando com sua equipe na implementação de serviços para um cliente na indústria de alta tecnologia.